Nếu bạn là người phụ trách cung ứng cho DN và luôn phải đảm bảo hàng nghìn hoặc thậm chí hàng chục nghìn đầu mục hàng hóa trong kho luôn phải ở một mức tồn kho nào đó (vừa để đáp ứng không thiếu hàng, vừa để đảm bảo giá trị lưu kho là ít nhất để giúp tăng vốn lưu động) thì chắc bạn đã hiểu cơn ác mộng của việc thực thi các chính sách tồn kho này.
Một trong những chức năng quan trọng của Odoo AGara đó là tự động đề xuất cung ứng dựa trên quy tắc tồn kho (mức tối thiểu và mức tối đa). Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách thức thiết lập để phần mềm tự động đề xuất cung ứng khi lượng tồn kho chạm mốc tối thiểu.
1. Nguyên tắc chung
- Kích hoạt chức năng tự động đề xuất cung ứng (sử dụng moduleprocurement_jit – Just In Time)
- Thiết lập phương thức cung ứng cho từng sản phẩm cụ thể (mua sắm, hay sản xuất ra, v.v.)
- Xây dựng quy tắc tồn kho cho từng sản phẩm
2. Tiến hành từng bước
a. Kích hoạt chức năng JIT – Just In Time
- Cài đặt moduleprocurement_jit
- Cài đặt moduleprocurement_jit_stock. Ở bản 9, tính năng của module này sẽ được trộn vào module procurement_jit nên có thể bạn sẽ không cần cài nó nếu bạn đang dùng bản 9
Hoặc đơn giản hơn
Bạn có thể vào menu Thiết lập > Cấu hình > Kho hàng và kích hoạt chức năng Tạo mua sắm / cung ứng theo thời gian thực để Odoo tự cài các module liên quan nói trên.
b. Cấu hình quy tắc cung ứng cho từng sản phẩm
Việc cung ứng đối với mỗi sản phẩm có thể theo nhiều cách. Có những sản phẩm DN sẽ sản xuất ra, có những sản phẩm khác doanh nghiệp sẽ cần phải đi mua về. Do đó, việc thiết lập cách thức cung ứng cho mỗi sản phẩm là rất quan trọng để phần mềm có thể biết sản phẩm nào thì đề xuất mua sắm, sản phẩm nào thì đề xuất sản xuất khi số lượng chạm mốc tối thiểu.
Để thiết lập thông tin cung ứng cho một sản phẩm, chúng ta làm như sau:
- Mở sản phẩm cần thiết lập
- Chọn phương thức cung ứng:
Thiết lập Thông tin chuỗi cung ứng cho sản phẩm
c. Cấu hình quy tắc tồn kho cho từng sản phẩm, trong từng kho, với từng địa điểm kho
- Vào menu Kho hàng > Cấu hình > Quy tắc tồn kho
- Tạo mới một quy tắc tồn kho bằng cách nhấn vào nútTạo mới, bạn sẽ nhìn thấy cửa sổ mới hiện ra như trong hình dưới đây . Trong đó,
- Tên: là tên của quy tắc này. Giá trị trường này sẽ do phần mềm tự tạo hoặc bạn có thể sửa lại nếu muốn.
- Sản phẩm: Là sản phẩm mà quy tắc này sẽ được áp dụng. Bạn có thể chọn trong danh sách xổ xuống. Lưu ý, sản phẩm được chọn phải được cấu hình với Thông tin chuỗi cung ứng như đã nói ở trên.
- Kho hàng: Là kho mà quy tắc này sẽ được áp dụng
- Địa điểm: Địa điểm kho (location) mà quy tắc này được áp dụng
- Số lượng tối thiểu: Là số lượng tồn kho tối thiểu để khởi chạy quy tắc này.
- Số lượng tối đa: Là số lượng tối đa mà phần mềm sẽ đề xuất cung ứng (bằng phương pháp mua hoặc sản xuất, tùy theo thiết lập ở Sản phẩm) để nâng mức tồn kho lên con số này.
- Bội số làm tròn: Số lượng mua sắm/cung ứng mà phần mềm đề xuất là số mà là bội số của số này đồng thời lớn hơn hoặc bằngSố lượng tối đa. Nếu bạn nhập 0, phần mềm sẽ mua với số lượng chính xác để nâng mức tồn kho bằng vớiSố lượng tối đa.
d. Khởi chạy đề xuất cung ứng thủ công
Đến đây, mọi thiết lập đã hoàn tất. Để phần mềm có thể kiểm tra quy tắc tồn kho của tất cả sản phẩm và tự động đề xuất cung ứng, chúng ta cần thực thi bộ Scheduler (Trình lập lịch biểu) bằng cách bấm vào menu Kho hàng > Schedulers > Run Schedulers. Sau đó nhấn vào nút Chạy các trình lập lịch biểu trong cửa sổ hiện ra.
Lưu ý: tùy vào số lượng quy tắc tồn kho và mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng, việc tính toán có thể sẽ làm ảnh hưởng đôi chút đến hiệu năng của hệ thống. Chúng tôi đã kiểm thử việc chạy 1000 quy tắc tồn kho trên hạ tầng điện toán đám mây AGara và thấy rằng hệ thống bị chậm mất khoảng 6 giây. Nếu chạy trên một máy chủ bình thường thì có thể mất 5~10 phút.
f. Đề xuất cung ứng tự động
Việc Run Schedulers thủ công như bên trên cũng đã giảm thiểu rất nhiều áp lực công việc trong việc duy trì mức tồn kho hợp lý. Tuy nhiên, chúng ta vẫn phải vào phần mềm và ấn nút.
Cách làm tự động hóa 100% là chạy Run Schedulers tự động như sau:
- Vào menuThiết lập > Kỹ thuật > Automation > Scheduled Actions và mở bản ghi có tên Run mrp scheduler
- Bấm vào nút sửa và thiết lập như sau:
– Có hiệu lực: Đánh dấu vào trường này. Mặc định trường này ở trạng thái không đánh dấu.
– Interval Number và Interval Unit: bạn nên để chạy một ngày một lần nếu đưa vào vận dụng thực tế. Còn trong quá trình kiểm thử thì nên để chạy 2 phút một lần để bạn không phải đợi khi kiểm tra kết quả.
Như vậy, việc thiết lập quy tắc tồn kho để tự động tính toán và tự động đề xuất cung ứng đã hoàn thành.
3. Kiểm tra kết quả
- Điều chính mức tồn kho xuống dưới mức tối thiểu của quy tắc (bằng cách xuất bán hoặc xuất sang tiêu thụ ở khâu sản xuất)
- Chờ đến khi hệ thống tự chạy Run Schedulers hoặc ta có thể khởi chạy thủ công như nói trên
- Vao menuKho hàng > Schedulers > Mua sắm/Cung ứng. Nếu thấy có lệnh cung ứng (Propcurement Order) cho sản phẩm tương ứng thì chúng ta đã thành công.
Kết luận
Bằng việc giao phó hết các công việc khó khăn và nặng nhọc này cho máy móc, bộ phận cung ứng đã cởi bỏ hoàn toàn được gánh nặng duy trì mức tồn kho.
Kinh nghiệm triển khai của chúng tôi cho thấy, với 1000 đầu mục sản phẩm, bạn sẽ phải cần khoảng 5 người để đảm bảo mức tồn kho mà hiệu quả vẫn không cao. Sau khi ứng dụng Odoo, bạn chỉ cần 1 người là đủ
